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La Administración y Gestión Secretarial es crucial en el mundo empresarial moderno. Las habilidades secretariales y administrativas son el pilar que sostiene la eficiencia y la productividad en cualquier organización. Estudiar esta disciplina te equipará para ser el centro neurálgico de la oficina, facilitando la comunicación, optimizando los procesos y garantizando que todo funcione sin problemas, convirtiéndote en un activo indispensable para cualquier empresa.

DIPLOMADO EN ADMINISTRACIÓN Y GESTIÓN SECRETARIAL

Módulo 1: Fundamentos de la Gestión Secretarial

Objetivo: Comprender el rol evolutivo de la secretaría ejecutiva y su impacto en la eficiencia organizacional.

• Capítulo 1.1: El Rol Moderno de la Secretaría

  • 1.1.1. De asistente a estratega: la transformación del puesto.

  • 1.1.2. Habilidades clave para el éxito en la era digital.

  • 1.1.3. La secretaria como pilar de la comunicación interna y externa.

• Capítulo 1.2: Ética y Profesionalismo

  • 1.2.1. Código de conducta y comportamiento profesional.

  • 1.2.2. Confidencialidad y manejo de información sensible.

  • 1.2.3. La importancia de la imagen personal y corporativa.

• Capítulo 1.3: Organización del Entorno de Trabajo

  • 1.3.1. Principios de ergonomía en la oficina.

  • 1.3.2. Gestión de documentos y archivos físicos.

  • 1.3.3. Creación de un espacio de trabajo productivo.

Módulo 2: Comunicación Efectiva y Protocolo Empresarial

Objetivo: Desarrollar habilidades de comunicación oral y escrita, y dominar las normas de protocolo en el ámbito empresarial.

• Capítulo 2.1: Comunicación Oral

  • 2.1.1. Escucha activa y asertividad.

  • 2.1.2. Técnicas para presentaciones efectivas.

  • 2.1.3. Manejo de llamadas telefónicas y videoconferencias.

• Capítulo 2.2: Comunicación Escrita

  • 2.2.1. Redacción de correos electrónicos profesionales.

  • 2.2.2. Elaboración de informes y memorandos.

  • 2.2.3. Estilo y gramática para documentos empresariales.

• Capítulo 2.3: Protocolo y Etiqueta Empresarial

  • 2.3.1. Protocolo en reuniones y eventos.

  • 2.3.2. Manejo de visitantes y clientes.

  • 2.3.3. Etiqueta en la mesa y eventos sociales corporativos.

Módulo 3: Gestión del Tiempo y Planificación

Objetivo: Aprender a optimizar el tiempo, priorizar tareas y planificar actividades para mejorar la productividad personal y del equipo.

• Capítulo 3.1: Principios de la Gestión del Tiempo

  • 3.1.1. Identificación de ladrones de tiempo.

  • 3.1.2. Matriz de Eisenhower para la priorización.

  • 3.1.3. La técnica Pomodoro y otros métodos de concentración.

• Capítulo 3.2: Planificación y Organización de Agendas

  • 3.2.1. Uso de herramientas digitales de calendario (Outlook, Google Calendar).

  • 3.2.2. Programación de reuniones y citas.

  • 3.2.3. Coordinación de agendas complejas.

• Capítulo 3.3: Delegación y Seguimiento

  • 3.3.1. Principios de la delegación efectiva.

  • 3.3.2. Herramientas para el seguimiento de tareas.

  • 3.3.3. Retroalimentación y ajuste de planos.

Módulo 4: Gestión Documental y Archivo Digital

Objetivo: Dominar las técnicas de gestión de documentos, tanto físicos como digitales, garantizando la seguridad y accesibilidad de la información.

• Capítulo 4.1: Sistemas de Archivo Físico

  • 4.1.1. Métodos de clasificación (alfabético, numérico, temático).

  • 4.1.2. Mantenimiento y depuración de archivos.

  • 4.1.3. Normativas de conservación de documentos.

• Capítulo 4.2: Gestión de Documentos Electrónicos (GED)

  • 4.2.1. Escaneo y digitalización de documentos.

  • 4.2.2. Plataformas de gestión documental (SharePoint, Google Drive).

  • 4.2.3. Versiones y control de cambios en documentos digitales.

• Capítulo 4.3: Seguridad y Confidencialidad de la Información

  • 4.3.1. Protección de datos sensibles.

  • 4.3.2. Cifrado y copias de seguridad.

  • 4.3.3. Cumplimiento de normativas de privacidad (GDPR, LOPD).

Módulo 5: Herramientas Ofimáticas Avanzadas

Objetivo: Adquiera un dominio avanzado de las principales herramientas de Microsoft Office para optimizar las tareas administrativas.

• Capítulo 5.1: Microsoft Word Avanzado

  • 5.1.1. Estilos, plantillas y creación de documentos complejos.

  • 5.1.2. Tablas de contenido, índices y referencias cruzadas.

  • 5.1.3. Combinación de correspondencia y macros básicas.

• Capítulo 5.2: Microsoft Excel Avanzado

  • 5.2.1. Fórmulas y funciones avanzadas (BUSCARV, SI, SUMAR.SI).

  • 5.2.2. Tablas dinámicas y gráficas.

  • 5.2.3. Análisis de datos y filtrado avanzado.

• Capítulo 5.3: Microsoft PowerPoint y Outlook Avanzado

  • 5.3.1. Diseño de presentaciones impactantes en PowerPoint.

  • 5.3.2. Gestión de correo electrónico, calendario y contactos en Outlook.

  • 5.3.3. Reglas y automatización en Outlook para una bandeja de entrada eficiente.

Módulo 6: Organización de Reuniones y Eventos

Objetivo: Planificar, organizar y coordinar reuniones y eventos corporativos de manera eficaz y profesional.

• Capítulo 6.1: Planificación de Reuniones

  • 6.1.1. Definición de objetivos y agenda.

  • 6.1.2. Selección del lugar y preparación de materiales.

  • 6.1.3. Convocatoria y confirmación de asistentes.

• Capítulo 6.2: Ejecución y Seguimiento de Reuniones

  • 6.2.1. Moderación y gestión del tiempo durante la reunión.

  • 6.2.2. Toma de notas y elaboración de actas.

  • 6.2.3. Distribución de acuerdos y seguimiento de tareas.

• Capítulo 6.3: Organización de Eventos Corporativos

  • 6.3.1. Tipos de eventos (conferencias, seminarios, lanzamientos).

  • 6.3.2. Presupuesto, proveedores y logística.

  • 6.3.3. Coordinación el día del evento y evaluación post-evento.

Módulo 7: Contabilidad Básica y Finanzas para Secretarias

Objetivo: Adquirir conocimientos básicos de contabilidad y finanzas para apoyar eficientemente las tareas administrativas relacionadas con la gestión económica.

• Capítulo 7.1: Conceptos Básicos de Contabilidad

  • 7.1.1. Principios contables fundamentales.

  • 7.1.2. Balance general y estado de resultados.

  • 7.1.3. Terminología esencial contable.

• Capítulo 7.2: Gestión de Gastos e Ingresos

  • 7.2.1. Registro y control de facturas y recibos.

  • 7.2.2. Elaboración de informes de gastos.

  • 7.2.3. Reconciliación bancaria básica.

• Capítulo 7.3: Presupuestos y Control Financiero

  • 7.3.1. Creación y seguimiento de presupuestos departamentales.

  • 7.3.2. Herramientas para el control de gastos.

  • 7.3.3. Colaboración con el departamento de finanzas.

Módulo 8: Relaciones Interpersonales y Trabajo en Equipo

Objetivo: Desarrollar habilidades sociales y de trabajo en equipo para fomentar un ambiente laboral positivo y productivo.

• Capítulo 8.1: Habilidades Sociales y Empatía

  • 8.1.1. Inteligencia emocional en el trabajo.

  • 8.1.2. Construcción de relaciones profesionales sólidas.

  • 8.1.3. Manejo de diferentes personalidades.

• Capítulo 8.2: Trabajo en Equipo y Colaboración

  • 8.2.1. Roles y responsabilidades en equipos de trabajo.

  • 8.2.2. Herramientas de colaboración (Slack, Microsoft Teams).

  • 8.2.3. Fomento de un ambiente de apoyo y respeto mutuo.

• Capítulo 8.3: Resolución de Conflictos

  • 8.3.1. Identificación de fuentes de conflicto.

  • 8.3.2. Técnicas de mediación y negociación.

  • 8.3.3. Comunicación efectiva para la resolución de problemas.

Módulo 9: Gestión de Proyectos Básica

Objetivo: Introducir los fundamentos de la gestión de proyectos para apoyar la ejecución de iniciativas y tareas complejas.

• Capítulo 9.1: Introducción a la Gestión de Proyectos

  • 9.1.1. Conceptos clave y ciclo de vida del proyecto.

  • 9.1.2. El rol de la secretaría en el apoyo a proyectos.

  • 9.1.3. Beneficios de la gestión estructurada de proyectos.

• Capítulo 9.2: Planificación de Proyectos

  • 9.2.1. Definición de alcance y objetivos.

  • 9.2.2. Creación de un cronograma básico (diagrama de Gantt).

  • 9.2.3. Asignación de recursos y estimación de costos.

• Capítulo 9.3: Seguimiento y Cierre de Proyectos

  • 9.3.1. Monitoreo del progreso y detección de desviaciones.

  • 9.3.2. Comunicación de informes de estado.

  • 9.3.3. Cierre formal del proyecto y lecciones aprendidas.

Módulo 10: Herramientas Digitales y Nube

Objetivo: Explorar y dominar herramientas digitales y plataformas en la nube para optimizar la eficiencia y la colaboración en el entorno de trabajo.

• Capítulo 10.1: Almacenamiento y Colaboración en la Nube

  • 10.1.1. Google Drive, Dropbox y OneDrive.

  • 10.1.2. Edición colaborativa de documentos.

  • 10.1.3. Seguridad y control de acceso en la nube.

• Capítulo 10.2: Herramientas de Productividad Online

  • 10.2.1. Herramientas de gestión de tareas (Trello, Asana).

  • 10.2.2. Aplicaciones para tomar notas (Evernote, OneNote).

  • 10.2.3. Convertidores de formato y editores PDF online.

• Capítulo 10.3: Comunicación y Videoconferencia

  • 10.3.1. Zoom, Microsoft Teams y Google Meet.

  • 10.3.2. Funciones avanzadas y configuración.

  • 10.3.3. Netiqueta en videollamadas.

Módulo 11: Atención al Cliente y Resolución de Quejas

Objetivo: Desarrollar habilidades para proporcionar un excelente servicio al cliente y manejar eficazmente las quejas y objeciones.

• Capítulo 11.1: Principios de la Atención al Cliente

  • 11.1.1. La importancia del primer contacto.

  • 11.1.2. Comunicación verbal y no verbal en el servicio.

  • 11.1.3. Creación de una experiencia positiva para el cliente.

• Capítulo 11.2: Manejo de Quejas y Objeciones

  • 11.2.1. Escucha activa y empatía ante las quejas.

  • 11.2.2. Técnicas para desactivar situaciones tensas.

  • 11.2.3. Búsqueda de soluciones y seguimiento.

• Capítulo 11.3: Fidelización y Retención de Clientes

  • 11.3.1. Mantenimiento de relaciones a largo plazo.

  • 11.3.2. Importancia de la retroalimentación del cliente.

  • 11.3.3. El papel de la secretaria en la imagen de marca.

Módulo 12: Desarrollo Profesional y Habilidades del Futuro

Objetivo: Identificar oportunidades de crecimiento profesional, desarrollar una marca personal y adaptarse a las tendencias futuras del rol secretarial.

• Capítulo 12.1: Marca Personal y Networking

  • 12.1.1. Construcción de una marca profesional sólida.

  • 12.1.2. Estrategias de networking online y offline.

  • 12.1.3. Uso de LinkedIn para el desarrollo profesional.

• Capítulo 12.2: Actualización y Formación Continua

  • 12.2.1. Identificación de nuevas tendencias tecnológicas.

  • 12.2.2. Cursos, seminarios y certificaciones relevantes.

  • 12.2.3. Adaptación a los cambios del mercado laboral.

• Capítulo 12.3: Liderazgo y Proactividad en el Rol

  • 12.3.1. Iniciativa y resolución de problemas.

  • 12.3.2. Asumir nuevas responsabilidades y proyectos.

  • 12.3.3. Convertirse en un líder influyente en la organización.