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GESTIÓN DOCUMENTAL Y ARCHIVOS / ARCHIVÍSTICA

Presentación:
En un mundo cada vez más digitalizado y con un volumen de información creciente, la gestión documental y la archivística se han convertido en pilares fundamentales para la eficiencia, la transparencia y la seguridad de cualquier organización. Este diplomado ofrece una formación integral para profesionales que deseen adquirir o profundizar conocimientos en la creación, organización, custodia, preservación y acceso a los documentos y archivos, tanto en entornos tradicionales como digitales. Se abordarán las metodologías, normativas y tecnologías más avanzadas para una gestión documental estratégica.

MÓDULO 1: INTRODUCCIÓN A LA GESTIÓN DOCUMENTAL Y LA ARCHIVÍSTICA

• Objetivo: Comprender los conceptos fundamentales, la evolución histórica y la importancia de la gestión documental y la archivística en el contexto contemporáneo.

• Capítulo 1.1: Definiciones y Conceptos Básicos

  • 1.1.1. Documento: tipos, características y ciclo de vida.

  • 1.1.2. Archivo: conceptualización, clases y funciones.

  • 1.1.3. Gestión Documental: alcance y beneficios.

• Capítulo 1.2: Historia y Evolución de los Archivos

  • 1.2.1. Desde la Antigüedad hasta la Edad Media: los orígenes.

  • 1.2.2. La Era Moderna y la institucionalización de los archivos.

  • 1.2.3. La Archivística contemporánea: desafíos y perspectivas.

• Capítulo 1.3: Marcos Normativos y Legales

  • 1.3.1. Normativa nacional e internacional en gestión de documentos.

  • 1.3.2. Legislación sobre acceso a la información y protección de datos.

  • 1.3.3. Normas técnicas y estándares de gestión documental (ISO 30301, ISO 15489).

• Capítulo 1.4: El Rol del Archivista y Gestor Documental

  • 1.4.1. Perfil profesional y competencias requeridas.

  • 1.4.2. Funciones y responsabilidades en la organización.

  • 1.4.3. Ética profesional en la gestión de archivos.

MÓDULO 2: ORGANIZACIÓN Y CLASIFICACIÓN DE DOCUMENTOS

• Objetivo: Adquirir las habilidades necesarias para organizar y clasificar documentos de manera eficiente, garantizando su recuperación y accesibilidad.

• Capítulo 2.1: Principios de Ordenación Archivística

  • 2.1.1. Principio de procedencia: fundamentos y aplicación.

  • 2.1.2. Principio de orden original: importancia y métodos.

  • 2.1.3. Otros principios complementarios de ordenación.

• Capítulo 2.2: Sistemas de Clasificación Documental

  • 2.2.1. Cuadros de clasificación: diseño y estructura.

  • 2.2.2. Fondos, series y unidades documentales.

  • 2.2.3. Aplicación de tesauros y vocabularios controlados.

• Capítulo 2.3: Instrumentos de Descripción Archivística

  • 2.3.1. Niveles de descripción: fondo, serie, unidad.

  • 2.3.2. Guías, inventarios y catálogos.

  • 2.3.3. Normas Internacionales de Descripción Archivística (ISAD(G)).

• Capítulo 2.4: Metodologías de Organización

  • 2.4.1. Organización de archivos de gestión.

  • 2.4.2. Organización de archivos centrales e históricos.

  • 2.4.3. Proyectos de organización archivística: fases y recursos.

MÓDULO 3: VALORACIÓN Y SELECCIÓN DOCUMENTAL

• Objetivo: Desarrollar criterios para la valoración de documentos, determinando su ciclo de vida y decidiendo sobre su conservación o eliminación.

• Capítulo 3.1: Concepto y Fundamentos de la Valoración

  • 3.1.1. Valor primario y secundario de los documentos.

  • 3.1.2. El ciclo vital de los documentos (documentos activos, semiactivos, inactivos).

  • 3.1.3. Criterios de valoración: administrativos, legales, fiscales, históricos, culturales.

• Capítulo 3.2: Tablas de Retención Documental (TRD)

  • 3.2.1. Diseño y elaboración de TRD: metodología.

  • 3.2.2. Plazos de retención: determinación y justificación.

  • 3.2.3. Disposición final de los documentos: transferencia, eliminación, conservación.

• Capítulo 3.3: Selección y Muestreo Documental

  • 3.3.1. Estrategias de selección para la conservación.

  • 3.3.2. Técnicas de muestreo en grandes volúmenes documentales.

  • 3.3.3. La microfilmación como técnica de conservación y acceso.

• Capítulo 3.4: Aspectos Legales de la Eliminación Documental

  • 3.4.1. Procedimientos legales para la destrucción de documentos.

  • 3.4.2. Actas de eliminación y registros.

  • 3.4.3. Consideraciones éticas en la eliminación de información.

MÓDULO 4: GESTIÓN DE DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS (GDE)

• Objetivo: Conocer los principios, metodologías y tecnologías para la gestión de documentos en entornos digitales, asegurando su autenticidad y fiabilidad.

• Capítulo 4.1: Fundamentos del Documento Electrónico

  • 4.1.1. Definición y características del documento electrónico.

  • 4.1.2. Formatos de documentos electrónicos y su preservación.

  • 4.1.3. Metadatos: tipos, estándares y su rol en la GDE.

• Capítulo 4.2: Sistemas de Gestión de Documentos Electrónicos (SGDE/EDRMS)

  • 4.2.1. Funcionalidades y componentes de un SGDE.

  • 4.2.2. Implementación de un SGDE: fases y desafíos.

  • 4.2.3. Integración con otros sistemas empresariales.

• Capítulo 4.3: Autenticidad y Fiabilidad en el Entorno Digital

  • 4.3.1. Firma electrónica y certificado digital.

  • 4.3.2. Sellos de tiempo y evidencias electrónicas.

  • 4.3.3. Cadena de custodia digital.

• Capítulo 4.4: Gestión de Correos Electrónicos y Redes Sociales

  • 4.4.1. Archivo de correos electrónicos: políticas y herramientas.

  • 4.4.2. Gestión de documentos generados en redes sociales.

  • 4.4.3. Desafíos específicos de la documentación digital dinámica.

MÓDULO 5: PRESERVACIÓN DIGITAL

• Objetivo: Comprender las estrategias y técnicas para garantizar la legibilidad y accesibilidad a largo plazo de los documentos electrónicos.

• Capítulo 5.1: Conceptos y Desafíos de la Preservación Digital

  • 5.1.1. Obsolescencia tecnológica y riesgos de pérdida de información.

  • 5.1.2. Estrategias de preservación: migración, emulación, encapsulación.

  • 5.1.3. Planificación de la preservación digital.

• Capítulo 5.2: Repositorios Digitales y Archivos de Confianza

  • 5.2.1. Infraestructuras de repositorios digitales: modelos OAIS.

  • 5.2.2. Certificación de repositorios digitales de confianza.

  • 5.2.3. Estándares para el intercambio de información: METS, PREMIS.

• Capítulo 5.3: Metadatos de Preservación

  • 5.3.1. Importancia de los metadatos para la preservación.

  • 5.3.2. Estándar PREMIS: aplicación y ejemplos.

  • 5.3.3. Creación y gestión de metadatos de preservación.

• Capítulo 5.4: Políticas y Programas de Preservación Digital

  • 5.4.1. Desarrollo de políticas de preservación.

  • 5.4.2. Auditorías de preservación digital.

  • 5.4.3. Aspectos legales y financieros de la preservación a largo plazo.

MÓDULO 6: CONSERVACIÓN Y RESTAURACIÓN DE DOCUMENTOS FÍSICOS

• Objetivo: Adquirir conocimientos sobre las mejores prácticas para la conservación preventiva y la restauración básica de documentos en soporte tradicional.

• Capítulo 6.1: Agentes de Deterioro Documental

  • 6.1.1. Factores ambientales: temperatura, humedad, luz.

  • 6.1.2. Agentes biológicos: microorganismos, insectos, roedores.

  • 6.1.3. Agentes químicos y físicos: acidez del papel, manipulación.

• Capítulo 6.2: Conservación Preventiva

  • 6.2.1. Condiciones ambientales óptimas para el almacenamiento.

  • 6.2.2. Materiales de archivo y embalajes adecuados.

  • 6.2.3. Manipulación y almacenamiento seguro de documentos.

• Capítulo 6.3: Técnicas Básicas de Restauración

  • 6.3.1. Limpieza superficial y consolidación.

  • 6.3.2. Reparación de desgarros y laminación.

  • 6.3.3. Desacidificación de papel.

• Capítulo 6.4: Planificación de la Conservación y Planes de Contingencia

  • 6.4.1. Elaboración de un plan de conservación archivística.

  • 6.4.2. Planes de contingencia y recuperación en casos de desastre.

  • 6.4.3. Gestión de riesgos en archivos y centros de documentación.

MÓDULO 7: GESTIÓN DE LA INFORMACIÓN Y RECUPERACIÓN DOCUMENTAL

• Objetivo: Desarrollar habilidades para la eficiente recuperación de la información contenida en los documentos, utilizando herramientas y técnicas de búsqueda avanzadas.

• Capítulo 7.1: Modelos de Recuperación de Información

  • 7.1.1. Indización y resumen: métodos y aplicaciones.

  • 7.1.2. Lenguajes documentales: controlados y libres.

  • 7.1.3. Tesauros, ontologías y linked data.

• Capítulo 7.2: Herramientas de Búsqueda y Navegación

  • 7.2.1. Motores de búsqueda internos y externos.

  • 7.2.2. Interfaces de usuario amigables para la recuperación.

  • 7.2.3. Búsqueda facetada y por metadatos.

• Capítulo 7.3: Acceso a la Información y Servicios de Archivo

  • 7.3.1. Políticas de acceso a los documentos.

  • 7.3.2. Servicios de referencia y atención a usuarios.

  • 7.3.3. Reprografía y digitalización bajo demanda.

• Capítulo 7.4: Auditoría y Evaluación de Sistemas de Información

  • 7.4.1. Métricas de desempeño de la recuperación.

  • 7.4.2. Evaluación de la satisfacción del usuario.

  • 7.4.3. Mejora continua en los sistemas de gestión de la información.

MÓDULO 8: DIGITALIZACIÓN Y REPROGRAFÍA

• Objetivo: Conocer las fases, técnicas y consideraciones clave para la digitalización de documentos, asegurando la calidad y la validez legal de las copias.

• Capítulo 8.1: Fundamentos de la Digitalización

  • 8.1.1. Concepto y objetivos de la digitalización.

  • 8.1.2. Tipos de escáneres y equipos de digitalización.

  • 8.1.3. Formatos de imagen digital (TIFF, JPEG, PDF/A).

• Capítulo 8.2: Procesos y Control de Calidad en la Digitalización

  • 8.2.1. Planificación de un proyecto de digitalización.

  • 8.2.2. Preparación documental y captura de imágenes.

  • 8.2.3. Control de calidad y post-procesamiento.

• Capítulo 8.3: Validez Legal de los Documentos Digitalizados

  • 8.3.1. Digitalización certificada y copia auténtica.

  • 8.3.2. Normativa y requisitos legales.

  • 8.3.3. Conservación de originales físicos tras la digitalización.

• Capítulo 8.4: Tecnologías Complementarias a la Digitalización

  • 8.4.1. OCR (Reconocimiento Óptico de Caracteres) y ICR.

  • 8.4.2. Automatización de procesos (RPA) en la gestión documental.

  • 8.4.3. Sistemas de información geográfica (SIG) aplicados a la documentación.

MÓDULO 9: AUDITORÍA Y SEGURIDAD DE LA INFORMACIÓN

• Objetivo: Desarrollar un entendimiento profundo de los riesgos de seguridad en la gestión documental y las estrategias para proteger la información.

• Capítulo 9.1: Principios de la Seguridad de la Información

  • 9.1.1. Confidencialidad, integridad y disponibilidad (CID).

  • 9.1.2. Amenazas y vulnerabilidades en sistemas de información.

  • 9.1.3. Gestión de riesgos en archivos y centros de documentación.

• Capítulo 9.2: Normas y Estándares de Seguridad

  • 9.2.1. ISO 27001 (Sistemas de Gestión de la Seguridad de la Información).

  • 9.2.2. Auditorías de seguridad de la información.

  • 9.2.3. Cumplimiento normativo (RGPD, LOPD, HIPAA).

• Capítulo 9.3: Controles de Seguridad Aplicados a Documentos

  • 9.3.1. Control de acceso físico y lógico.

  • 9.3.2. Cifrado de información y protección de datos.

  • 9.3.3. Copias de seguridad y planes de recuperación ante desastres.

• Capítulo 9.4: Aspectos Legales de la Seguridad Documental

  • 9.4.1. Responsabilidades legales por la fuga de información.

  • 9.4.2. Notificación de incidentes de seguridad.

  • 9.4.3. Evidencia electrónica en procesos legales.

MÓDULO 10: GESTIÓN DE LA CALIDAD EN ARCHIVOS Y GESTIÓN DOCUMENTAL

• Objetivo: Aplicar principios y herramientas de gestión de la calidad para optimizar los procesos archivísticos y documentales.

• Capítulo 10.1: Fundamentos de la Gestión de la Calidad

  • 10.1.1. Conceptos de calidad y excelencia en el servicio.

  • 10.1.2. Ciclo PDCA (Planificar, Hacer, Verificar, Actuar).

  • 10.1.3. La norma ISO 9001 en el sector de la información.

• Capítulo 10.2: Implementación de un Sistema de Gestión de la Calidad (SGC)

  • 10.2.1. Diseño de un SGC para archivos y gestión documental.

  • 10.2.2. Mapeo de procesos y procedimientos.

  • 10.2.3. Indicadores de rendimiento y mejora continua.

• Capítulo 10.3: Calidad en los Procesos Archivísticos

  • 10.3.1. Control de calidad en la clasificación y descripción.

  • 10.3.2. Calidad en la conservación y preservación.

  • 10.3.3. Evaluación de la calidad del servicio al usuario.

• Capítulo 10.4: Auditorías de Calidad y Certificación

  • 10.4.1. Realización de auditorías internas y externas.

  • 10.4.2. Proceso de certificación ISO.

  • 10.4.3. Beneficios de la gestión de calidad en archivos.

MÓDULO 11: PROYECTOS DE GESTIÓN DOCUMENTAL Y ARCHIVÍSTICA

• Objetivo: Desarrollar la capacidad para planificar, ejecutar y evaluar proyectos de gestión documental y archivística, tanto en entornos tradicionales como digitales.

• Capítulo 11.1: Metodologías de Gestión de Proyectos

  • 11.1.1. Ciclo de vida de un proyecto: iniciación, planificación, ejecución, cierre.

  • 11.1.2. Metodologías ágiles (Scrum, Kanban) aplicadas a GD.

  • 11.1.3. Software de gestión de proyectos.

• Capítulo 11.2: Planificación de Proyectos Archivísticos

  • 11.2.1. Análisis de necesidades y definición de alcance.

  • 11.2.2. Elaboración de presupuestos y gestión de recursos.

  • 11.2.3. Gestión de riesgos y planes de contingencia.

• Capítulo 11.3: Ejecución y Seguimiento de Proyectos

  • 11.3.1. Gestión de equipos de trabajo.

  • 11.3.2. Comunicación con stakeholders.

  • 11.3.3. Monitoreo y control del progreso del proyecto.

• Capítulo 11.4: Evaluación y Cierre de Proyectos

  • 11.4.1. Métricas de éxito y evaluación de resultados.

  • 11.4.2. Lecciones aprendidas y mejora continua.

  • 11.4.3. Cierre formal del proyecto y entrega de informes.

MÓDULO 12: TENDENCIAS Y FUTURO DE LA GESTIÓN DOCUMENTAL Y LA ARCHIVÍSTICA

• Objetivo: Explorar las últimas tendencias tecnológicas y metodológicas que están transformando la profesión y vislumbrar el futuro del sector.

• Capítulo 12.1: Inteligencia Artificial y Automatización

  • 12.1.1. IA en la clasificación y descripción automática de documentos.

  • 12.1.2. Procesamiento del Lenguaje Natural (PLN) para la extracción de información.

  • 12.1.3. Automatización Robótica de Procesos (RPA) en tareas documentales.

• Capítulo 12.2: Blockchain y la Inmutabilidad de los Documentos

  • 12.2.1. Fundamentos de la tecnología blockchain.

  • 12.2.2. Aplicaciones en la gestión de registros inmutables.

  • 12.2.3. Desafíos y oportunidades para la archivística.

• Capítulo 12.3: Big Data y Analítica Documental

  • 12.3.1. Gestión de grandes volúmenes de datos documentales.

  • 12.3.2. Técnicas de análisis de datos para la toma de decisiones.

  • 12.3.3. Visualización de información archivística.

• Capítulo 12.4: El Archivista del Futuro y Nuevos Roles

  • 12.4.1. Nuevas competencias y habilidades requeridas.

  • 12.4.2. El archivista como gestor de la información estratégica.

  • 12.4.3. Perspectivas y desafíos de la profesión