Temario   Inicio Anterior   Siguiente

Diplomado en Técnicas Modernas de Archivo y Gestión del Tiempo

La organización eficiente de la información y la optimización de tu tiempo son pilares fundamentales para el éxito en cualquier ámbito profesional y personal. Este diplomado te proporcionará las herramientas y estrategias avanzadas para transformar tu forma de trabajar, reducir el estrés y alcanzar tus metas con mayor facilidad y efectividad.

Módulo 1: Fundamentos de la Gestión Documental Moderna

Objetivo: Comprender la importancia y los principios básicos de la gestión documental en la era digital.

• Capítulo 1.1: El Paisaje Documental Actual

  • 1.1.1. Volumen creciente de información en formatos diversos.

  • 1.1.2. Desafíos de la sobrecarga de información.

  • 1.1.3. La necesidad de sistemas organizados y eficientes.

• Capítulo 1.2: Beneficios de una Gestión Documental Eficaz

  • 1.2.1. Ahorro de tiempo y reducción de costos operativos.

  • 1.2.2. Mejora en la toma de decisiones.

  • 1.2.3. Cumplimiento normativo y seguridad de la información.

• Capítulo 1.3: Conceptos Clave en Archivo y Documentación

  • 1.3.1. Documento, archivo, expediente y serie documental.

  • 1.3.2. Ciclo de vida del documento.

  • 1.3.3. Clasificación y ordenación documental.

• Capítulo 1.4: Tecnologías Emergentes en Gestión Documental

  • 1.4.1. Sistemas de Gestión Documental (SGD/EDMS).

  • 1.4.2. Digitalización y reconocimiento óptico de caracteres (OCR).

  • 1.4.3. Almacenamiento en la nube y Big Data.

Módulo 2: Clasificación y Organización de Documentos

Objetivo: Desarrollar habilidades para clasificar y organizar documentos de manera lógica y accesible.

• Capítulo 2.1: Principios de Clasificación Documental

  • 2.1.1. Principio de procedencia y orden original.

  • 2.1.2. Estructuras jerárquicas y funcionales.

  • 2.1.3. Niveles de descripción archivística.

• Capítulo 2.2: Métodos de Clasificación

  • 2.2.1. Clasificación alfabética, numérica y cronológica.

  • 2.2.2. Clasificación temática y geográfica.

  • 2.2.3. Sistemas mixtos y personalizados.

• Capítulo 2.3: Herramientas Físicas de Organización

  • 2.3.1. Archivadores, carpetas, cajas y etiquetas.

  • 2.3.2. Criterios para la selección de materiales.

  • 2.3.3. Diseño de layouts de archivo.

• Capítulo 2.4: Organización de Documentos Digitales

  • 2.4.1. Estructura de directorios y subdirectorios.

  • 2.4.2. Nomenclatura de archivos consistente.

  • 2.4.3. Uso de metadatos y etiquetas.

Módulo 3: Sistemas de Archivo Físico y Digital

Objetivo: Conocer y aplicar los sistemas de archivo más efectivos para diferentes tipos de documentos.

• Capítulo 3.1: Diseño de un Plan de Archivo Físico

  • 3.1.1. Identificación de tipos documentales.

  • 3.1.2. Asignación de ubicaciones y codificación.

  • 3.1.3. Mantenimiento y control de acceso.

• Capítulo 3.2: Implementación de un Sistema de Archivo Digital

  • 3.2.1. Selección de software de gestión documental.

  • 3.2.2. Migración de documentos físicos a digitales.

  • 3.2.3. Integración con otras aplicaciones.

• Capítulo 3.3: Archivo Centralizado vs. Descentralizado

  • 3.3.1. Ventajas y desventajas de cada modelo.

  • 3.3.2. Criterios para la elección del modelo.

  • 3.3.3. Coordinación entre archivos departamentales.

• Capítulo 3.4: Desafíos y Soluciones en el Archivo Híbrido

  • 3.4.1. Gestión de documentos en ambos formatos.

  • 3.4.2. Sincronización de información.

  • 3.4.3. Estrategias para la transición completa a lo digital.

Módulo 4: Gestión del Ciclo de Vida del Documento

Objetivo: Administrar los documentos desde su creación hasta su disposición final, optimizando su valor.

• Capítulo 4.1: Etapas del Ciclo de Vida del Documento

  • 4.1.1. Creación, recepción y distribución.

  • 4.1.2. Uso, mantenimiento y acceso.

  • 4.1.3. Retención, transferencia y disposición final.

• Capítulo 4.2: Tablas de Retención Documental

  • 4.2.1. Definición y propósito.

  • 4.2.2. Criterios para establecer plazos de retención (legales, administrativos, fiscales).

  • 4.2.3. Elaboración y aplicación de TRD.

• Capítulo 4.3: Transferencia y Eliminación de Documentos

  • 4.3.1. Procedimientos para la transferencia a archivo intermedio y definitivo.

  • 4.3.2. Protocolos de eliminación segura (destrucción física y borrado digital).

  • 4.3.3. Documentación del proceso de eliminación.

• Capítulo 4.4: Valoración Documental y Selección

  • 4.4.1. Criterios de valoración (administrativo, legal, histórico, informativo).

  • 4.4.2. Muestreo y conservación selectiva.

  • 4.4.3. El papel del archivista en la valoración.

Módulo 5: Seguridad y Confidencialidad en el Archivo

Objetivo: Implementar medidas de seguridad para proteger la información física y digital.

• Capítulo 5.1: Protección de Documentos Físicos

  • 5.1.1. Medidas de seguridad física (control de acceso, alarmas, sistemas contra incendios).

  • 5.1.2. Conservación preventiva (temperatura, humedad, control de plagas).

  • 5.1.3. Planes de contingencia y recuperación ante desastres.

• Capítulo 5.2: Seguridad de la Información Digital

  • 5.2.1. Controles de acceso basados en roles y permisos.

  • 5.2.2. Cifrado de datos y protección contra malware.

  • 5.2.3. Auditorías de seguridad y monitoreo.

• Capítulo 5.3: Legislación sobre Protección de Datos

  • 5.3.1. Regulaciones clave (GDPR, LOPD, etc.).

  • 5.3.2. Implicaciones para la gestión documental.

  • 5.3.3. Manejo de información sensible y datos personales.

• Capítulo 5.4: Planificación de Recuperación ante Desastres

  • 5.4.1. Identificación de riesgos.

  • 5.4.2. Estrategias de respaldo y restauración de datos.

  • 5.4.3. Pruebas y actualización del plan.

Módulo 6: Introducción a la Gestión del Tiempo

Objetivo: Comprender los principios fundamentales de la gestión del tiempo y su impacto en la productividad.

• Capítulo 6.1: La Importancia de la Gestión del Tiempo

  • 6.1.1. Impacto en la productividad personal y profesional.

  • 6.1.2. Reducción del estrés y mejora del bienestar.

  • 6.1.3. Alcanzar metas y objetivos con mayor eficacia.

• Capítulo 6.2: Identificación de Ladrones de Tiempo

  • 6.2.1. Interrupciones, distracciones y multitarea.

  • 6.2.2. Falta de planificación y comunicación ineficiente.

  • 6.2.3. Hábitos personales y procrastinación.

• Capítulo 6.3: Mitos y Realidades de la Gestión del Tiempo

  • 6.3.1. El tiempo no se gestiona, se gestionan las actividades.

  • 6.3.2. La multitarea es un falso amigo de la productividad.

  • 6.3.3. La perfección es enemiga de lo hecho.

• Capítulo 6.4: Autoconocimiento y Hábitos Temporales

  • 6.4.1. Identificación de tus picos de energía y concentración.

  • 6.4.2. Registro de actividades y análisis del uso del tiempo.

  • 6.4.3. Desarrollo de hábitos productivos.

Módulo 7: Herramientas y Técnicas de Planificación

Objetivo: Dominar diversas herramientas y técnicas para una planificación efectiva de tareas y proyectos.

• Capítulo 7.1: Establecimiento de Metas Claras

  • 7.1.1. Metodología SMART (Específicas, Medibles, Alcanzables, Relevantes, con Plazo).

  • 7.1.2. Alineación de metas personales con profesionales.

  • 7.1.3. Desglose de grandes metas en pasos manejables.

• Capítulo 7.2: Priorización de Tareas

  • 7.2.1. Matriz de Eisenhower (Urgente/Importante).

  • 7.2.2. Principio de Pareto (Regla del 80/20).

  • 7.2.3. Método ABCDE.

• Capítulo 7.3: Planificación Semanal y Diaria

  • 7.3.1. Diseño de un planificador semanal estratégico.

  • 7.3.2. Creación de listas de tareas diarias realistas.

  • 7.3.3. Revisión y ajuste constante de la planificación.

• Capítulo 7.4: Herramientas Digitales de Planificación

  • 7.4.1. Calendarios y agendas electrónicas (Google Calendar, Outlook).

  • 7.4.2. Aplicaciones de gestión de tareas (Todoist, Asana, Trello).

  • 7.4.3. Software de gestión de proyectos.

Módulo 8: Estrategias Avanzadas de Productividad

Objetivo: Aplicar técnicas probadas para maximizar la concentración y la eficiencia en el trabajo.

• Capítulo 8.1: La Técnica Pomodoro

  • 8.1.1. Funcionamiento y beneficios de bloques de trabajo focalizado.

  • 8.1.2. Implementación y ajustes personalizados.

  • 8.1.3. Uso de temporizadores y aplicaciones.

• Capítulo 8.2: El Método Getting Things Done (GTD)

  • 8.2.1. Principios de captura, clarificación, organización, revisión y acción.

  • 8.2.2. Construcción de un sistema GTD personal.

  • 8.2.3. Beneficios de tener una "mente como el agua".

• Capítulo 8.3: Bloques de Tiempo y Deep Work

  • 8.3.1. Asignación de bloques de tiempo para tareas específicas.

  • 8.3.2. El concepto de "Deep Work" de Cal Newport.

  • 8.3.3. Creación de un entorno libre de distracciones.

• Capítulo 8.4: Manejo de Interrupciones y Distracciones

  • 8.4.1. Estrategias para minimizar interrupciones externas e internas.

  • 8.4.2. Gestión efectiva de correos electrónicos y notificaciones.

  • 8.4.3. Comunicación clara sobre la disponibilidad.

Módulo 9: Gestión Eficaz de Proyectos y Reuniones

Objetivo: Optimizar la gestión de proyectos y la efectividad de las reuniones de trabajo.

• Capítulo 9.1: Principios de Gestión de Proyectos

  • 9.1.1. Definición de alcance, objetivos y entregables.

  • 9.1.2. Desglose de tareas y asignación de responsabilidades.

  • 9.1.3. Monitoreo y control del progreso.

• Capítulo 9.2: Herramientas de Gestión de Proyectos

  • 9.2.1. Diagramas de Gantt y PERT.

  • 9.2.2. Software de gestión de proyectos (Jira, Monday.com, ClickUp).

  • 9.2.3. Metodologías ágiles (Scrum, Kanban).

• Capítulo 9.3: Optimización de Reuniones

  • 9.3.1. Preparación de agendas claras y objetivos definidos.

  • 9.3.2. Gestión del tiempo durante la reunión.

  • 9.3.3. Seguimiento de acuerdos y asignación de responsables.

• Capítulo 9.4: Comunicación y Colaboración Efectiva

  • 9.4.1. Herramientas de comunicación interna (Slack, Microsoft Teams).

  • 9.4.2. Estrategias para una colaboración remota eficiente.

  • 9.4.3. Feedback constructivo y resolución de conflictos.

Módulo 10: Delegación y Automatización

Objetivo: Aprender a delegar tareas de manera efectiva y automatizar procesos para liberar tiempo valioso.

• Capítulo 10.1: El Arte de la Delegación

  • 10.1.1. Identificación de tareas delegables.

  • 10.1.2. Proceso de delegación: instrucción, soporte y seguimiento.

  • 10.1.3. Superar barreras a la delegación.

• Capítulo 10.2: Beneficios de la Automatización

  • 10.2.1. Ahorro de tiempo y reducción de errores.

  • 10.2.2. Enfoque en tareas de mayor valor.

  • 10.2.3. Escalabilidad y eficiencia operativa.

• Capítulo 10.3: Herramientas de Automatización de Procesos

  • 10.3.1. Reglas de correo electrónico y filtros.

  • 10.3.2. Flujos de trabajo automatizados (Zapier, IFTTT).

  • 10.3.3. Macros y scripts sencillos.

• Capítulo 10.4: Digitalización de Procesos Documentales

  • 10.4.1. Flujos de aprobación y firma electrónica.

  • 10.4.2. Captura automatizada de datos.

  • 10.4.3. Integración con sistemas ERP y CRM.

Módulo 11: Bienestar y Gestión del Estrés

Objetivo: Integrar prácticas de bienestar para mantener la energía y la concentración a largo plazo.

• Capítulo 11.1: El Burnout y la Fatiga Digital

  • 11.1.1. Identificación de señales de agotamiento.

  • 11.1.2. Impacto de la tecnología en el bienestar.

  • 11.1.3. Estrategias de prevención.

• Capítulo 11.2: Gestión del Estrés y Mindfulness

  • 11.2.1. Técnicas de relajación y respiración.

  • 11.2.2. Práctica de mindfulness para mejorar la concentración.

  • 11.2.3. Beneficios de la meditación breve.

• Capítulo 11.3: Equilibrio entre Vida Laboral y Personal

  • 11.3.1. Establecimiento de límites claros.

  • 11.3.2. Importancia del descanso y las actividades de ocio.

  • 11.3.3. Desconexión digital efectiva.

• Capítulo 11.4: Salud Física y Mental para la Productividad

  • 11.4.1. Nutrición e hidratación adecuadas.

  • 11.4.2. Ejercicio físico regular.

  • 11.4.3. Sueño de calidad y su impacto en la función cognitiva.

Módulo 12: Implementación y Mejora Continua

Objetivo: Desarrollar un plan personal de acción y un compromiso con la mejora continua en la gestión documental y del tiempo.

• Capítulo 12.1: Diagnóstico Personal de Productividad

  • 12.1.1. Evaluación de las fortalezas y áreas de mejora.

  • 12.1.2. Creación de un perfil de gestión del tiempo y archivo.

  • 12.1.3. Establecimiento de objetivos de mejora realistas.

• Capítulo 12.2: Diseño de un Plan de Acción Personal

  • 12.2.1. Integración de técnicas aprendidas en los módulos.

  • 12.2.2. Establecimiento de hitos y plazos.

  • 12.2.3. Identificación de recursos y apoyo.

• Capítulo 12.3: Medición y Seguimiento del Progreso

  • 12.3.1. Indicadores clave de rendimiento (KPIs) personales.

  • 12.3.2. Herramientas de seguimiento de hábitos y tareas.

  • 12.3.3. Revisión periódica y ajuste del plan.

• Capítulo 12.4: Compromiso con la Mejora Continua

  • 12.4.1. Adaptación a nuevas tecnologías y métodos.

  • 12.4.2. Aprendizaje y desarrollo profesional constante.

  • 12.4.3. Mantener la disciplina y la motivación a largo plazo.