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GESTIÓN DOCUMENTAL Y ADMINISTRACIÓN INTEGRAL DE ARCHIVOS

1. MÓDULO 1: FUNDAMENTOS TEÓRICOS Y MARCO NORMATIVO DE LA ARCHIVÍSTICA

El objetivo de este primer módulo es establecer las bases conceptuales sólidas sobre las que se construye la práctica archivística moderna, permitiendo al participante comprender la naturaleza del documento de archivo, su ciclo vital y las responsabilidades legales y éticas que conlleva su gestión dentro de una organización pública o privada para garantizar la seguridad jurídica.

1.1. Introducción a la Archivística y el Documento
1.1.1. Concepto, evolución histórica y principios fundamentales de la Archivística
1.1.2. Definición de documento de archivo, caracteres internos y externos
1.1.3. Diferencias esenciales entre documento de archivo, documento electrónico y documentación de apoyo

1.2. El Ciclo Vital del Documento
1.2.1. Teoría de las tres edades de los documentos y sus fases
1.2.2. El archivo de gestión, el archivo central y el archivo histórico
1.2.3. Flujo documental y procesos técnicos asociados a cada etapa

1.3. Marco Legal y Normatividad Vigente
1.3.1. Legislación nacional sobre el Sistema Nacional de Archivos
1.3.2. Leyes de Transparencia y Acceso a la Información Pública
1.3.3. Normas ISO relacionadas con la gestión documental (ISO 15489 y familia 30300)

1.4. La Institucionalidad Archivística
1.4.1. Estructura y funciones del órgano de administración de archivos
1.4.2. El Comité de Gestión Documental y sus responsabilidades
1.4.3. Ética profesional y perfil del gestor documental

2. MÓDULO 2: PLANEACIÓN ESTRATÉGICA DE LA GESTIÓN DOCUMENTAL

Este módulo tiene como finalidad dotar al estudiante de las herramientas necesarias para diagnosticar, planificar y diseñar instrumentos de gestión que alineen los objetivos del archivo con la misión corporativa, asegurando que la gestión documental sea un proceso transversal y no una tarea aislada.

2.1. Diagnóstico Integral de Archivos
2.1.1. Metodología para el levantamiento de información y encuestas documentales
2.1.2. Análisis de la situación actual de los fondos acumulados
2.1.3. Identificación de riesgos y debilidades en la gestión de la información

2.2. El Programa de Gestión Documental (PGD)
2.2.1. Estructura, formulación y aprobación del PGD
2.2.2. Fases de implementación y cronograma de actividades
2.2.3. Recursos, presupuesto y armonización con otros sistemas de gestión

2.3. Diseño de Procesos Archivísticos
2.3.1. Mapeo de procesos de gestión documental
2.3.2. Elaboración de manuales de procedimientos y políticas de archivo
2.3.3. Indicadores de gestión para medir el desempeño del área

2.4. Gestión de Proyectos Archivísticos
2.4.1. Formulación de proyectos de organización y modernización
2.4.2. Gestión de recursos humanos y materiales para intervenciones masivas
2.4.3. Supervisión y control de calidad en proyectos de archivo

3. MÓDULO 3: PROCESOS DE PRODUCCIÓN Y RECEPCIÓN DOCUMENTAL

El objetivo central de este módulo es controlar la creación y el ingreso de documentos a la organización, normalizando formatos y canales de comunicación para evitar la proliferación innecesaria de información y asegurar que todo documento recibido sea debidamente radicado y distribuido.

3.1. Normalización de la Producción Documental
3.1.1. Control de formatos, tipologías documentales y plantillas institucionales
3.1.2. Uso de firmas (manuscrita, mecánica y digital) y sellos oficiales
3.1.3. Criterios para la elaboración de actos administrativos y correspondencia

3.2. Ventanilla Única y Recepción de Documentos
3.2.1. Organización y funcionamiento de la unidad de correspondencia
3.2.2. Procedimientos de recepción, verificación y validación de documentos
3.2.3. Radicación oficial y asignación de números únicos de control

3.3. Distribución y Trámite
3.3.1. Rutas de distribución interna y externa de comunicaciones
3.3.2. Control de devoluciones y manejo de planillas de entrega
3.3.3. Sistemas de gestión de correspondencia y trazabilidad del trámite

3.4. Gestión del Correo Electrónico Institucional
3.4.1. Políticas de uso y gestión del correo como documento de archivo
3.4.2. Organización de buzones y carpetas electrónicas
3.4.3. Protocolos para la recepción de trámites por medios digitales

4. MÓDULO 4: ORGANIZACIÓN DOCUMENTAL: CLASIFICACIÓN Y ORDENACIÓN

Este módulo busca desarrollar en el participante las competencias intelectuales y prácticas para estructurar lógicamente el fondo documental, aplicando el principio de procedencia y orden original para agrupar los documentos en series y expedientes que reflejen las funciones de la entidad.

4.1. Fundamentos de la Clasificación Archivística
4.1.1. Aplicación del Principio de Procedencia y Orden Original
4.1.2. Identificación de Fondos, Secciones y Subsecciones
4.1.3. Definición y conformación de Series, Subseries y Tipos Documentales

4.2. El Cuadro de Clasificación Documental (CCD)
4.2.1. Metodología para la elaboración del Cuadro de Clasificación
4.2.2. Codificación estructural y funcional de las dependencias
4.2.3. Validación, actualización y formalización del CCD

4.3. Sistemas de Ordenación
4.3.1. Sistemas alfabéticos, numéricos y cronológicos
4.3.2. Sistemas mixtos o alfanuméricos y su aplicación práctica
4.3.3. Criterios de ordenación al interior de las unidades documentales

4.4. Conformación de Expedientes
4.4.1. Apertura, cierre y foliación de expedientes físicos
4.4.2. Tratamiento de documentos anexos y soportes especiales
4.4.3. Unidades de conservación y rotulación técnica de carpetas y cajas

5. MÓDULO 5: DESCRIPCIÓN DOCUMENTAL Y RECUPERACIÓN DE INFORMACIÓN

El objetivo de este módulo es enseñar la elaboración de instrumentos de consulta que faciliten el acceso rápido y oportuno a la información, utilizando normas internacionales estandarizadas que permitan la interoperabilidad y la difusión del patrimonio documental.

5.1. Normas Internacionales de Descripción
5.1.1. Norma Internacional General de Descripción Archivística ISAD(G)
5.1.2. Norma Internacional sobre los Registros de Autoridad de Archivos (ISAAR-CPF)
5.1.3. Introducción al modelo conceptual RiC (Records in Contexts)

5.2. Instrumentos de Descripción Archivística
5.2.1. Elaboración de Guías y Censos de archivos
5.2.2. Diseño y construcción de Inventarios documentales
5.2.3. Desarrollo de Catálogos e Índices onomásticos y temáticos

5.3. Metadatos para la Gestión Documental
5.3.1. Concepto de metadatos y su importancia en la recuperación
5.3.2. Esquemas de metadatos y vocabularios controlados
5.3.3. Normalización de puntos de acceso y descriptores

5.4. Servicios de Información
5.4.1. Estrategias de búsqueda y recuperación de información
5.4.2. Diseño de bases de datos archivísticas
5.4.3. Difusión del acervo documental y servicios al usuario

6. MÓDULO 6: VALORACIÓN DOCUMENTAL Y DISPOSICIÓN FINAL

Este módulo tiene como propósito capacitar en el análisis de los valores primarios y secundarios de los documentos para determinar sus tiempos de retención y su destino final, optimizando el espacio físico y asegurando la preservación de la memoria histórica.

6.1. Teoría de la Valoración Documental
6.1.1. Identificación de valores primarios (administrativo, legal, fiscal, contable, técnico)
6.1.2. Identificación de valores secundarios (histórico, cultural, científico)
6.1.3. Conformación y funciones del Comité Evaluador de Documentos

6.2. Tablas de Retención Documental (TRD)
6.2.1. Metodología para la elaboración y sustentación de las TRD
6.2.2. Asignación de tiempos de retención y tipos de disposición final
6.2.3. Proceso de aprobación, implementación y actualización de las TRD

6.3. Tablas de Valoración Documental (TVD)
6.3.1. Diferencias entre TRD y TVD para fondos acumulados
6.3.2. Reconstrucción de la historia institucional para la valoración
6.3.3. Aplicación de las TVD en procesos de liquidación de entidades

6.4. Procesos de Disposición Final
6.4.1. Protocolos para la eliminación documental segura y ecológica
6.4.2. Procedimientos para la selección y muestreo documental
6.4.3. Preparación y transferencia de documentos al archivo histórico

7. MÓDULO 7: INFRAESTRUCTURA FÍSICA Y ALMACENAMIENTO EFICIENTE

El objetivo de este módulo es garantizar el funcionamiento eficiente de las instalaciones de archivo, abordando los requisitos técnicos de los edificios, el mobiliario y los sistemas de almacenamiento para asegurar la custodia, seguridad y operatividad de los depósitos documentales.

7.1. Edificios e Instalaciones de Archivo
7.1.1. Ubicación, resistencia estructural y características arquitectónicas
7.1.2. Distribución de áreas de trabajo, consulta y depósito
7.1.3. Sistemas de seguridad, control de acceso y monitoreo

7.2. Mobiliario y Unidades de Almacenamiento
7.2.1. Estantería fija vs. estantería rodante o compacta: análisis de eficiencia
7.2.2. Especificaciones técnicas de cajas, carpetas y sobres desacidificados
7.2.3. Planotecas y mobiliario para formatos especiales

7.3. Condiciones Ambientales y Control de Plagas
7.3.1. Monitoreo y control de temperatura, humedad relativa e iluminación
7.3.2. Ventilación, filtrado de aire y prevención de contaminantes
7.3.3. Programa de saneamiento ambiental y control integrado de plagas

7.4. Prevención y Atención de Desastres
7.4.1. Identificación de riesgos físicos, químicos y biológicos
7.4.2. Sistemas de detección y extinción de incendios adecuados para papel
7.4.3. Elaboración del plan de contingencia y salvamento documental

8. MÓDULO 8: CONSERVACIÓN PREVENTIVA Y RESTAURACIÓN MENOR

Este módulo se enfoca en las técnicas y estrategias para retardar el deterioro de los soportes documentales, implementando medidas directas e indirectas que aseguren la integridad física de la información a largo plazo sin alterar su contenido.

8.1. Diagnóstico del Estado de Conservación
8.1.1. Factores de deterioro intrínsecos y extrínsecos del papel
8.1.2. Metodología para el diagnóstico integral de conservación
8.1.3. Identificación de daños biológicos, físicos y químicos

8.2. Sistema Integrado de Conservación
8.2.1. Programa de limpieza documental y de áreas de depósito
8.2.2. Técnicas de manipulación segura de documentos
8.2.3. Uso de elementos de protección personal para el personal de archivo

8.3. Intervenciones de Primeros Auxilios
8.3.1. Limpieza mecánica superficial y puntual
8.3.2. Unión de rasgaduras y alisado de documentos con técnicas no invasivas
8.3.3. Retiro de elementos metálicos oxidados y materiales perjudiciales

8.4. Conservación de Soportes Especiales
8.4.1. Cuidado y preservación de material fotográfico
8.4.2. Manejo de soportes magnéticos y ópticos
8.4.3. Almacenamiento de planos y documentos de gran formato

9. MÓDULO 9: TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES

El objetivo de este módulo es normar y operativizar el traslado ordenado de la documentación entre las diferentes fases de archivo, asegurando que la cadena de custodia no se rompa y que la responsabilidad legal sobre los documentos se transmita adecuadamente.

9.1. Planeación de las Transferencias
9.1.1. Elaboración del cronograma anual de transferencias
9.1.2. Criterios de preparación física y técnica de los expedientes
9.1.3. Coordinación entre los archivos de gestión y el archivo central

9.2. Transferencias Primarias
9.2.1. Procedimiento de cotejo contra la Tabla de Retención Documental
9.2.2. Diligenciamiento del inventario único documental de transferencia
9.2.3. Verificación, validación y firma de actas de entrega

9.3. Transferencias Secundarias
9.3.1. Selección de documentación con valor histórico permanente
9.3.2. Preparación de documentos para su ingreso al archivo histórico
9.3.3. Formalización legal del cambio de custodia patrimonial

9.4. Saneamiento de Fondos Acumulados
9.4.1. Estrategias para organizar documentación sin criterio archivístico previo
9.4.2. Depuración y separación de documentación no esencial
9.4.3. Reintegración de expedientes a su flujo normal de archivo

10. MÓDULO 10: GESTIÓN DE DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS Y DIGITALIZACIÓN

Este módulo prepara al participante para enfrentar los retos de la era digital, abordando la gestión del documento nacido digital y la conversión de soportes analógicos, garantizando la autenticidad, integridad y disponibilidad de la información electrónica.

10.1. Fundamentos del Documento Electrónico
10.1.1. Atributos: autenticidad, integridad, fiabilidad y disponibilidad
10.1.2. Valor probatorio del documento electrónico y la firma digital
10.1.3. El Expediente Electrónico de Archivo y su estructura lógica

10.2. Proyectos de Digitalización Certificada
10.2.1. Planeación de la digitalización: selección, preparación y escaneo
10.2.2. Control de calidad de imágenes, resolución y formatos de salida
10.2.3. Indexación, metadatos y certificación legal de la digitalización (Línea de escaneo)

10.3. Preservación Digital a Largo Plazo
10.3.1. Obsolescencia tecnológica de hardware y software
10.3.2. Estrategias de preservación: migración, emulación y encapsulamiento
10.3.3. Estándares de preservación (OAIS, PDF/A) y repositorios digitales de confianza

10.4. Sistemas de Gestión de Documentos Electrónicos de Archivo (SGDEA)
10.4.1. Requisitos funcionales para software de gestión documental
10.4.2. Interoperabilidad entre sistemas de información corporativos
10.4.3. Implementación y parametrización de herramientas ECM (Enterprise Content Management)

11. MÓDULO 11: ACCESO A LA INFORMACIÓN, TRANSPARENCIA Y SERVICIO

El objetivo de este módulo es fortalecer la función social del archivo como garante de derechos ciudadanos, estableciendo protocolos claros para la consulta de información pública y la protección de datos sensibles, equilibrando la transparencia con la privacidad.

11.1. Derecho de Acceso a la Información
11.1.1. Marco legal del acceso a la información pública y transparencia activa
11.1.2. Procedimientos para la atención de solicitudes de información (PQRS)
11.1.3. Régimen de excepciones y reservas legales

11.2. Protección de Datos Personales
11.2.1. Principios de la protección de datos y Habeas Data en archivos
11.2.2. Tratamiento de datos sensibles en expedientes históricos y administrativos
11.2.3. Medidas de seguridad lógica y física para la información confidencial

11.3. Servicios de Archivo
11.3.1. Reglamento de consulta y préstamo de documentos
11.3.2. Reprografía y expedición de copias auténticas
11.3.3. Pedagogía y difusión cultural del patrimonio documental

11.4. Ética y Responsabilidad Social del Archivero
11.4.1. Códigos de ética nacionales e internacionales
11.4.2. El rol del archivo en la defensa de los derechos humanos
11.4.3. Memoria institucional y rendición de cuentas

12. MÓDULO 12: AUDITORÍA, CONTROL Y MEJORA CONTINUA EN ARCHIVOS

El objetivo del módulo final es integrar la gestión documental con los sistemas de gestión de calidad, proporcionando herramientas para auditar, medir y mejorar continuamente los procesos archivísticos, asegurando la eficiencia administrativa a largo plazo.

12.1. Auditoría de Archivos
12.1.1. Tipos de auditoría: interna, externa y de certificación
12.1.2. Listas de chequeo e instrumentos de verificación de cumplimiento
12.1.3. Elaboración de informes de hallazgos y no conformidades

12.2. Gestión de Riesgos Documentales
12.2.1. Metodología para la identificación y valoración de riesgos en información
12.2.2. Mapa de riesgos de corrupción y pérdida de información
12.2.3. Controles preventivos y correctivos en el flujo documental

12.3. Indicadores de Gestión Archivística
12.3.1. Construcción de indicadores de eficiencia, eficacia y efectividad
12.3.2. Medición de costos de almacenamiento y recuperación
12.3.3. Tableros de control para la toma de decisiones gerenciales

12.4. Planes de Mejoramiento
12.4.1. Análisis de causas raíz de problemas archivísticos
12.4.2. Formulación de acciones correctivas y planes de mejora
12.4.3. Cultura de calidad y autoevaluación permanente del área de archivo

💰 Precio Normal:

• Matrícula: 120 soles

• Mensualidades: 120 soles

• Certificación: 240 soles

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• Mensualidades: 100 soles

• Certificación: 240 soles

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